Vos preuves Qualiopi. Toutes au bon endroit.
Nadia · Responsable qualitéAvant : elle courait après les preuves de toute l'équipe.
Nadia connaît le référentiel. Son vrai problème, c'était le reste : des formateurs qui envoient chacun leurs documents à leur façon, des fichiers éparpillés, et un dossier de preuves qu'elle reconstruisait seule avant chaque audit.
Elle relançait chaque formateur, un par un
Une feuille d'émargement oubliée, une évaluation jamais envoyée, un programme resté dans une boîte mail. Après chaque session, Nadia écrivait, relançait, attendait. La collecte dépendait de la bonne volonté de chacun.
Ses preuves vivaient dans plusieurs endroits
Le drive partagé, sa boîte mail, les ordinateurs des formateurs, des scans dans un classeur. Quand l'auditeur demandait une preuve précise, elle fouillait, et parfois elle ne la retrouvait pas.
Rien n'était rattaché à un indicateur
Elle avait les documents, mais pas le lien avec le référentiel. Indicateur 11 ? 22 ? 30 ? Le mapping, elle le refaisait de tête à chaque audit, en espérant ne rien oublier.
Elle gardait trop, ou pas assez
Soit elle archivait tout par précaution et ne retrouvait plus rien. Soit elle faisait le ménage et supprimait la preuve dont elle aurait besoin six mois plus tard.
Aujourd'hui : les preuves de toute l'équipe se rangent toutes seules.
Nadia n'a pas changé la façon de travailler de ses formateurs. Mais chaque session créée dans Formiva dépose ses preuves au bon indicateur, et elle garde la vue d'ensemble sans relancer personne.
Chaque preuve arrive au bon indicateur, quel que soit le formateur.
Une feuille d'émargement signée, une évaluation à chaud, un suivi des réclamations : chaque preuve est reliée à l'indicateur qui l'attend. Nadia ne refait plus le mapping de tête, elle visualise les liens en un clic.
Elle voit l'état des preuves, indicateur par indicateur.
Pour chaque indicateur, Formiva lui montre les preuves attendues et celles déjà en place : convention signée, programme daté, sources de veille, plan d'amélioration. Nadia sait quoi garder et ce qu'il reste à compléter, sans interroger l'équipe.
Les documents de chaque session se créent et s'archivent sans elle.
Dès qu'une session tourne, conventions, émargements horodatés, programmes, évaluations et certificats sont générés et rangés à la bonne date, au bon endroit. Nadia peut aussi glisser une preuve externe et choisir l'indicateur concerné.
Ce qui a changé pour Nadia.
Elle ne court plus après les documents
Les preuves de chaque session se rangent toutes seules, formateur après formateur. Fini les relances par mail et les fichiers récupérés au compte-gouttes.
Elle retrouve chaque preuve en quelques clics
L'auditeur demande l'indicateur 22 ? Elle l'ouvre, les preuves sont là, datées et classées. Plus de fouille, plus de panique.
Elle est sereine entre deux audits
Son dossier de preuves se construit en continu. À tout moment, elle vérifie l'état de la conformité de l'organisme sans rien préparer.