Note de méthode — comment Formiva compte les heures de formation

1. Pourquoi cette note

Depuis le décret 2026-728 (applicable au 01.11.2026), l'indicateur Qualiopi 19 demande que l'organisme vérifie l'effectivité du suivi des modules à distance. Les financeurs exigent des heures réalisées prouvées « par tout élément probant » (art. R6313-3 du Code du travail) ; un simple journal de connexion ne suffit pas (TA Toulouse 02.11.2023 ; TA Lille 03.12.2025). Cette note décrit comment Formiva mesure et crédite le temps, et ce qu'il conserve pour le prouver.

Principe. Le temps crédité reflète une activité réellement mesurée. Une durée estimée n'est retenue que si une activité mesurée la confirme. Toute mesure est journalisée, horodatée et exportable.

2. Heures réalisées, par modalité

Présentiel : somme des demi-journées signées (chaque demi-journée compte pour elle-même).
Visio : pour chaque créneau, min(créneau signé, minutes de connexion importées).
Distanciel (e-learning) : temps crédité de la méthode v2 (section 3).

Ces heures alimentent le certificat de réalisation, l'attestation d'assiduité et le bilan pédagogique et financier (BPF).

3. Distanciel — temps crédité (méthode v2)

Durée estimée. Chaque page, leçon, vidéo ou module SCORM porte une durée estimée en minutes. Formiva la calcule automatiquement à partir du contenu (durée des vidéos, longueur des textes) et la propose à l'organisme, qui peut la modifier. Elle est affichée à l'apprenant et sommée par module.

Règle de crédit, par page :

page terminée et temps mesuré ≥ 50 % de l'estimation → l'estimation est créditée ;
sinon → le temps mesuré ;
sans estimation → le temps mesuré.

Temps mesuré.

Inactivité : message « Êtes-vous toujours là ? » après 4 min sans interaction ; sans réponse, pause du comptage à 5 min.
Plusieurs onglets ouverts : le temps n'est compté qu'une fois.
Mise en veille de l'appareil : le temps de veille n'est pas compté.
Vidéo : temps de visionnage réel (lecteur natif, YouTube, Vimeo) ; contrôle de présence toutes les 10 min, pause si pas de réponse en 60 s ; les contrôles sont journalisés.

Drapeaux de cohérence (signalés à l'organisme, sans blocage) :

plus de 10 h d'activité cumulées sur une même journée (heure de Paris) ;
activité démarrée entre 0 h et 5 h (heure de Paris).

Relances. La relance par e-mail de l'apprenant inactif d'une session à distance n'est pas activée par défaut : elle est suspendue sur la plateforme depuis le 22 octobre 2026. Lorsqu'une relance est envoyée, elle est journalisée et figure dans le pack de preuve.

4. Présentiel et visio — émargement

Par demi-journée, activé par défaut pour toute nouvelle session en présentiel ou en visio (CAA Nantes, 14.06.2022, n° 20NT01403).
Les nouvelles sessions portent des horaires de demi-journée ; l'option « journée entière » ne subsiste que pour les feuilles anciennes qui n'en ont pas. Une demi-journée signée ne vaut pas présence sur la journée entière.
Le formateur signe chaque demi-journée.
Identité de l'apprenant au moment de signer, méthode choisie automatiquement : apprenant avec e-mail → lien personnel par demi-journée, avec un code à 6 chiffres envoyé par e-mail si l'organisme active l'« émargement sécurisé » ; apprenant sans e-mail → QR code personnel imprimé (remis avec la convocation ou sur la feuille), ou signature sur la tablette du formateur. Dans tous les cas, le formateur contresigne.
Visio : les minutes de connexion sont importées depuis les rapports Zoom, Teams ou Meet (formats d'export publics). Un apprenant qui a signé mais s'est à peine connecté est signalé.

5. Documents de fin de formation

Certificat de réalisation pour chaque apprenant, avec les heures réalisées par modalité (section 2) et la version de méthode.
Attestation de résultats pour les objectifs évalués. La grille d'objectifs peut être pré-remplie par une suggestion IA à partir des réponses aux quiz ; le formateur confirme chaque ligne.
Chaque document émis est archivé avec un instantané de ses données et une empreinte SHA-256 ; une réémission crée une nouvelle version, jamais un écrasement.

6. Preuves conservées

Journal d'activité en ajout seul : une ligne par évènement (page, complétion, quiz, vidéo, SCORM), avec temps mesuré, estimé et crédité, drapeaux, source, version de méthode et adresse IP.
Émargements signés : horodatage et IP captés côté serveur ; toute correction d'une feuille signée est tracée (qui, quand, avant, après, motif).
Pack de preuve par session (ZIP) : activité, résumé, émargements, présence visio, documents émis, note de méthode, manifeste SHA-256 ; un réexport donne des empreintes identiques.
Contrôle quotidien de cohérence : chaque jour, Formiva vérifie, par apprenant et par session, que le temps enregistré pour la journée correspond à la somme des lignes du journal d'activité, qu'aucune ligne ne porte plus de temps que sa durée réelle ni un crédit différent de la règle de la section 3. Un écart est signalé à l'équipe Formiva ; il ne modifie jamais les données enregistrées.

7. Conservation et données personnelles

Rôle de Formiva : pour les données des apprenants, l'organisme de formation est responsable du traitement ; Formiva est sous-traitant (art. 28 RGPD).
Durée : les preuves de formation, données de connexion comprises, sont conservées 3 ans après la fin de la formation (minimum appliqué à tous les organismes), puis l'apprenant est anonymisé : nom, coordonnées et données d'identification effacés ; adresses IP et données de navigateur effacées ; images de signature remplacées par la mention « signé (anonymisé) » ; nom et e-mail retirés des rapports de visioconférence ; copies de ces données dans le journal des corrections effacées elles aussi. Les heures, les dates et la présence par demi-journée sont conservées. Rien n'est supprimé. Les factures et pièces comptables suivent leur durée légale de 10 ans.
Suppression d'un apprenant : la fiche est masquée et l'accès bloqué immédiatement ; la preuve est conservée puis anonymisée au terme des 3 ans.
Adresses IP : conservées complètes dans la plateforme pendant la durée de conservation, puis effacées à l'anonymisation ; masquées dans les exports remis à l'organisme (dernier bloc remplacé — IPv4 : 203.0.113.x ; IPv6 : 48 premiers bits). Exception : le certificat de signature d'un document affiche l'adresse complète, qui constitue la preuve de la signature.

8. Données existantes

Une seule méthode par session, celle de sa date de début :

une session qui commence le 28 septembre 2026 ou après (jour civil, heure de Paris) est comptée entièrement en méthode v2 ;
une session qui commence avant est comptée entièrement en méthode v1, y compris le temps enregistré après le 28 septembre 2026 ; ses chiffres restent tels qu'enregistrés, étiquetés « méthode v1 » sur chaque écran et chaque export.

Une session à cheval sur la bascule n'est donc jamais découpée en « v1 avant / v2 après » : le temps e-learning v1 n'a pas de ventilation par jour qui permettrait un tel découpage, et une même session ne doit pas additionner deux méthodes. Le temps sans session (temps « plateforme ») suit le jour où il a été enregistré. Les documents déjà émis restent tels qu'émis.

9. Références

Code du travail, art. R6313-3 (preuve des heures réalisées « par tout élément probant »).
Référentiel national qualité (Qualiopi), indicateur 19 ; décret 2026-728.
CAA Nantes, 14.06.2022, n° 20NT01403 (émargement par demi-journée).
TA Toulouse, 02.11.2023 ; TA Lille, 03.12.2025 (journal de connexion insuffisant).
RGPD, art. 28 (sous-traitance).