Moins de paperasse Qualiopi. Plus de temps pour former.
Thomas · Dirigeant d'organismeAvant : un deuxième métier de gestionnaire de PDF.
Thomas a monté son organisme pour former, pas pour gérer des PDF et des tableaux Excel. Mais avec quelques formateurs sur le terrain, c'est lui qui portait toute la paperasse. Et ça pesait.
Qualiopi lui prenait plus de temps que son organisme
Il passait ses soirées à mettre à jour des tableaux Excel, à classer des PDF, à vérifier que rien ne manquait pour chaque formateur. Pendant ce temps, il ne développait pas son activité.
Il ne savait plus quel document allait à quel indicateur
32 indicateurs, des intitulés flous, des exigences qui évoluent. Il avait fini par tout garder au cas où. Mais quand il fallait une preuve précise, il mettait de longues minutes à la retrouver.
Il refaisait les mêmes documents à chaque session
Convention, programme, convocation, attestation, émargement, certificat. À chaque nouvelle formation, la même routine : copier-coller, changer les noms, vérifier les dates. Et autant de fois qu'il avait de formateurs en salle.
La charge mentale ne s'arrêtait jamais
Même en rendez-vous client, une partie de son cerveau pensait à l'audit. Aux preuves manquantes. Aux relances oubliées. Épuisant, et impossible à déléguer tant que tout reposait sur lui.
Aujourd'hui : l'administratif tourne pendant qu'il développe son organisme.
Thomas n'a pas changé sa façon de piloter son équipe. Mais Formiva produit ses documents, range ses preuves et garde sa conformité à jour au fil des sessions, sans qu'il ait à y penser.
Ses documents partent au bon moment, sans qu'il y pense.
Convocation avant la session, attestation après, relance des documents en attente : les envois se déclenchent automatiquement à chaque étape, pour toutes les sessions de son équipe. Thomas a configuré une fois, puis il a laissé tourner. Fini les rappels manuels et les oublis.
Ses documents sortent de modèles, conformes par défaut.
Il remplit la fiche session une fois. Convention, convocation, programme, attestation, émargement et certificat sont générés à partir de modèles pensés pour le référentiel national qualité. Il y a mis son logo et son style, le fond reste en place pour tous ses formateurs.
Ses formateurs font signer sur téléphone, tout se classe tout seul.
Plus d'imprimante, plus de scanner, plus de PDF perdus. L'apprenant signe sur son téléphone en quelques secondes, quel que soit le formateur en salle. La feuille d'émargement consolidée est générée automatiquement, horodatée, archivée et rattachée au dossier Qualiopi.
Ce qui a changé pour Thomas.
Il ne refait plus deux fois le même document
Une fiche session remplie, et tout sort : convention, convocation, attestation, certificat. Les heures de copier-coller ont disparu de son agenda.
Il a récupéré ses soirées et ses week-ends
Les heures passées à mettre à jour des tableaux et classer des PDF sont redevenues disponibles. Pour développer son organisme. Pour souffler.
Ses preuves se classent sans qu'il y touche
Chaque session dépose ses documents au bon endroit, datés et rattachés au dossier. Il sait à tout moment où il en est, et l'audit ne lui fait plus peur.